چگونه از زمان استفاده کنیم تا زمان بیشتری داشته باشیم

چرا همیشه به نظر می رسد که کارهای زیادی برای انجام دادن در زمان بسیار کم وجود دارد؟

همه ما فقط 24 ساعت در روز فرصت داریم. و با این حال، چرا برخی از افراد به راحتی قادر به انجام یک کار تمام وقت، ایجاد مزاحمت های جانبی، و لذت بردن از اوقات با کیفیت با خانواده و دوستان بدون عرق کردن هستند در حالی که برخی دیگر به سختی می توانند زمانی را برای انجام کاری به جز کار و خواب پیدا کنند؟

راز در اهرم زمان نهفته است. داشتن زمان کافی برای سخت‌تر کار کردن نیست، بلکه هوشمندانه‌تر کار کردن و تصمیم‌گیری عمدی‌تر برای بهینه‌سازی زندگی‌تان است.

اگر می‌خواهید بدانید که چگونه از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی، مالی و شغلی خود بدون احساس خستگی و فرسودگی استفاده کنید، ادامه مطلب را بخوانید تا به شما نشان دهم چگونه!

اهرم زمان چیست؟

قبل از اینکه به نحوه استفاده از اهرم زمان در زندگی پرمشغله خود بپردازید، ضروری است که درک دقیقی از معنای اهرم زمان داشته باشید.

طبق فرهنگ لغت مریام وبستر،

اهرم به عنوان “عمل یک اهرم یا مزیت مکانیکی به دست آمده توسط آن” تعریف می شود.

به عبارت دیگر، اهرم شامل استفاده از منابع برای به دست آوردن یک “مزیت” است، مانند دستیابی به اهداف خود با کارایی بیشتر.

زمان مسلماً کمیاب ترین منبع است. درک اینکه زمان محدود است و اینکه شما بر نحوه استفاده از زمان خود کنترل دارید، اصول اساسی استفاده از اهرم زمان برای بهینه سازی زندگی شماست.

اهرم زمان شامل دستیابی به مهمترین نتیجه با کمترین تلاش ممکن.

اهرم زمان به این معنا نیست که 12 ساعت در روز و 7 روز در هفته کار کنید و سلامت جسمی و روانی خود را برای رسیدن به اهداف خود به خطر بیندازید.

در عوض، یادگیری نحوه استفاده از زمان به شما این امکان را می دهد که همچنان به همان اهدافی برسید که انگار تمام روز و شب کار می کنید، با این تفاوت که نیازی نیست دائماً احساس کار زیاد، استرس و غرق شدن کنید.

این بخاطر این است که اهرم زمان شامل استفاده از زمان دیگران برای واگذاری وظایفی است که می توانند برای شما انجام دهند و/یا استفاده از فناوری و قدرت اتوماسیون برای کار هوشمندانه تر، نه سخت تر.

فقط در هر روز زمان زیادی دارید. بنابراین، تنها چیزهای زیادی وجود دارد که می توانید به تنهایی در روز به همه چیز برسید. با این حال، با استفاده از زمان دیگران و استفاده از فناوری برای خودکارسازی زندگی خود، می‌توانید بدون به خطر انداختن سلامتی و رفاه خود، به اهداف خود با کارایی بیشتری دست پیدا کنید.

اهرم زمان بهره وری شما را با توانایی محول کردن وظایف سطح پایین تر (یعنی پاسخ دادن به ایمیل ها، تمیز کردن خانه، حتی پیاده روی سگ خود) به افراد دیگری که می توانند همان وظایف را با سرعت معین برای شما انجام دهند، افزایش می دهد.

در حالی که تفویض این وظایف سطح پایین هزینه دارد، مدت زمانی که به دست می آورید به شما این امکان را می دهد که توجه کامل تری را به وظایف سطح بالاتر و حتی تعهدات/فرصت های شخصی اختصاص دهید که می تواند به طور قابل توجهی زندگی شخصی و حرفه حرفه ای شما را بهبود بخشد. به عنوان مثال توسعه یک استراتژی تجاری، مدیریت بهتر کارکنان، ارائه در یک کنفرانس، گذراندن زمان با کیفیت با عزیزان).

برخی از موفق‌ترین افراد نسل ما، مارک زاکربرگ و ایلان ماسک، حتی از قدرت اهرم زمان برای مدیریت موفقیت‌آمیز و مقیاس‌بندی شرکت‌های خود با واگذاری عمدی وظایف به افراد مناسب برای رشد مؤثر کسب‌وکارشان استفاده می‌کنند.

در حالی که ممکن است شما یک شرکت چند میلیارد دلاری را اداره نکنید، اگر کارآفرین هستید و می توانید برخی از وظایف را به افراد مناسب واگذار کنید، این نه تنها می تواند به شما کمک کند تا به اهداف خود به طور موثرتر دست یابید، بلکه تضمین می کند که فرسوده نخواهید شد یا برای به خطر انداختن زمان با کیفیت با دوستان و خانواده برای دستیابی به اهداف خود.

چگونه می توان از زمان برای افزایش بهره وری استفاده کرد

اگر کنجکاو هستید که چگونه از زمان برای رسیدن به اهداف موثرتر در زندگی خود استفاده کنید، در نظر بگیرید:

1. استفاده از زمان خود
2. استفاده از زمان دیگران

خودآگاهی از اینکه در کجا هستید از نظر اینکه چگونه می توانید با موفقیت از زمان خود استفاده کنید بسیار مهم است. اگر به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید، ممکن است هنوز آنقدر پول و منابع برای استفاده از زمان دیگران برای رشد کسب و کار خود نداشته باشید. با این حال، شما هنوز هم می توانید از زمان خود برای رشد موثر کسب و کار خود استفاده کنید.

به همین ترتیب، شما فقط می‌توانید کسب‌وکارتان را به تنهایی، حتی با استفاده از اهرم زمان، رشد دهید تا زمانی که به نقطه‌ای برسید که استفاده از زمان دیگران می‌تواند بسیار سودمند باشد.

بیاموزید که چگونه با استفاده از زمان خود و دیگران، بهره وری و نتایج خود را افزایش دهید:

از زمان خود استفاده کنید

در حالی که همه ما زمان محدودی داریم، این بدان معنا نیست که راه های موثری برای استفاده از زمان خود برای دستیابی به اهدافتان به طور موثر وجود ندارد. از این سه نکته برای کمک به استفاده موثرتر از زمان خود استفاده کنید.

1. تعیین اهداف هوشمندتر

یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای استفاده از زمان خود این است که اهداف خود را مشخص کنید و یک برنامه مشخص برای چگونگی دستیابی به آن اهداف خاص طراحی کنید.

احتمالاً در مورد اهداف SMART شنیده اید، اما اهداف SMARTتر چطور؟

بسیاری از مردم در رسیدن به اهداف خود شکست می خورند زیرا ممکن است واقعاً درک نکنند چرا آنها می خواهند به اهداف خاصی برسند. درک اینکه چرا می‌خواهید به اهداف خاصی برسید می‌تواند به شما کمک کند بین آنچه می‌خواهید (هدف درک شده‌تان) در مقابل هدفی که در پس آن هدف قرار می‌دهید تمایز قائل شوید. به این ترتیب می توانید اهداف خود را اصلاح کنید تا مطمئن شوید که آنها واقعاً با هدف پشت هدف هماهنگ هستند. این همان چیزی است که یک هدف هوشمندتر را ایجاد می کند.

گاهی اوقات درک واقعی ترین خواسته ها و نیات شما در پشت یک هدف خاص می تواند دشوار باشد. اگر چنین است، از چارچوب 5 چرا استفاده کنید تا درک بهتری در مورد اینکه چرا ممکن است در وهله اول هدف خود را داشته باشید به دست آورید.

هنگامی که “چرا” خود را در پشت اهداف خود درک کردید، زمان آن فرا رسیده است که اهداف هوشمندانه (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) را تنظیم کنید که با هدف شما همسو باشد، در حالی که به شما احساس مسئولیت برای انجام موفقیت آمیز این اهداف می دهد. اهداف

تعیین اهداف خاص تنها یکی از پنج عاملی است که سیستم هدف SMART را تشکیل می دهد. یکی از مثال‌های بارز برای اینکه چرا تعیین اهداف واضح مهم است، نظریه تعیین هدف ادوین لاک است. تئوری هدف گذاری به قدرت تعیین اهداف در بهبود عملکرد کلی اشاره دارد، به این صورت که کسانی که اهداف خاص و دشوارتری را تعیین می کنند، در مقایسه با افرادی که اهداف کلی تر و آسان تری تعیین می کنند، احتمال بیشتری برای دستیابی به آن اهداف دارند.

آیا می خواهید در مورد چگونگی تعیین اهداف هوشمندانه و دستیابی به آنها بیشتر بدانید؟ “دستیابی به اهداف: راهنمای نهایی برای دستیابی به هدف و تعیین هدف” را بخوانید.

2. اولویت بندی کنید

اولویت بندی زمان راه دیگری برای استفاده از زمان خود است. اولویت بندی شامل تمرکز بیشتر وقت و انرژی خود بر روی کارهای معنی دار و مهم و صرف زمان کمتر برای کارهای کوچک و کم معنی است.

بنابراین، درک تمایز بین وظایف مهم و غیر مهم ضروری است. به جای اینکه تمام وظایف خود را به صورت تصادفی انجام دهید، ابتدا ارزش هر کار را درجه بندی کنید. به این ترتیب می توانید ابتدا شروع کنید و عمداً بیشترین زمان را به این کارهای ارزشمندتر اختصاص دهید و به سمت پایین بروید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اولویت بندی همه چیز، “راهنمای نهایی اولویت بندی کار و زندگی خود” را بخوانید.

3. از فناوری و اتوماسیون استفاده کنید

در عصر دیجیتال امروزی، راه‌های بی‌شماری برای استفاده از فناوری برای استفاده از زمان و خودکار کردن روال‌های روزمره‌تان وجود دارد که در غیر این صورت وقت ارزشمندی را از روز شما می‌گیرد.

تعجب خواهید کرد اگر تمام فرآیندها و روتین های مختلفی را که به طور مداوم انجام می دهید را یاد بگیرید که به راحتی می توانند به صورت خودکار در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند.

امروزه انواع نرم افزارهای اتوماسیون توانایی شخصی سازی، خودکارسازی و سپس اجرای وظایف نسبتاً پیش پا افتاده را که به کمک یا راهنمایی انسانی زیادی نیاز ندارند، ارائه می دهند.

ابزارهای اتوماسیون برتر که می توانند برای تکمیل کارآمدتر وظایف روزانه مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از:

می توانید ابزارهای مدیریت زمان بیشتری را در اینجا پیدا کنید 18 بهترین برنامه و ابزار مدیریت زمان.

از زمان دیگران استفاده کنید

زمانی فرا می رسد که شما فقط می توانید قبل از اینکه نیاز به کمک گرفتن داشته باشید، کارهای زیادی برای استفاده از زمان خود انجام دهید. در حالی که استفاده از زمان دیگران می تواند راهی عالی برای دستیابی سریعتر به اهداف شما باشد، اما اگر برای یافتن افراد مناسب برای تفویض وظایف خود وقت صرف نکنید، می تواند فاجعه آمیز باشد.

در اینجا چند نکته مفید در مورد چگونگی استفاده از زمان دیگران برای دستیابی به اهداف خود با کارکردن با افراد مناسب آورده شده است.

1. رهنمودها و برنامه های روشنی را ایجاد کنید

تنظیم یک دستورالعمل ساده و در عین حال جامع برای تیم خود می تواند در زمان شما صرفه جویی کند و از سردردهای زیادی در این راه صرفه جویی کند. ضروری است که برای افرادی که وظایف خود را به آنها محول می کنید، 1) آنچه را که باید انجام دهند، 2) زمانی که باید آن را انجام دهند، و 3) چگونه می توانند به این وظایف دست یابند تا استانداردهای شما را برآورده کنند، قرار دهید.

در حالی که برخی از وظایف مانند ارسال ایمیل می‌تواند به سادگی ایجاد یک الگوی ایمیل برای استخدام‌های جدید شما باشد، کارهای دیگری مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها برای کسب‌وکارتان یا ایجاد محتوا برای رشد کسب‌وکارتان ممکن است چندان ساده نباشند.

اینجاست که ایجاد یک راهنمای جامع برای پیروی تیم شما از اهمیت بالایی برخوردار است. این امر نه تنها در درازمدت باعث صرفه جویی در وقت شما می شود، بنابراین تیم شما دائماً مجبور به پرسیدن سوالاتی از شما نخواهد بود تا بفهمید چگونه کار را به طور مؤثر انجام دهید، بلکه اطمینان حاصل می کند که کاری که تیم شما انجام می دهد انتظارات شما را برآورده می کند.

بنابراین، تنظیم دستورالعمل‌ها و برنامه‌های واضح برای تیم خود به دنبال آن به کل تیم شما کمک می‌کند تا به طور موثر کار کند. به این ترتیب تیم شما تمام منابع و ابزارهای مناسب را برای حل موثر مشکلات و ایجاد کار با کیفیت بدون نیاز به تکیه بر شما در اختیار دارد.

برای کارهای پیچیده تری که ممکن است تیم شما را گیج کند، ایجاد ویدیوهای آموزشی را در نظر بگیرید که از ابتدا تا انتها روندی را که دوست دارید تیم شما تکمیل کند، انجام دهید. به این ترتیب فرد می تواند بارها و بارها ویدیو را دوباره تماشا کند و اگر هنوز سردرگم است، برای راهنمایی با شما تماس بگیرد.

2. تفویض اختیار

در حالی که واگذاری وظایف ممکن است ترسناک به نظر برسد، برای افزایش موثر بهره وری و رسیدن به اهداف ضروری است. با این حال، شما باید تیم مناسبی را بسازید تا وظایف خود را به آنها محول کنید. ناکامی در یافتن افراد مناسب برای تفویض وظایف خود می تواند مضر باشد و بر پیشرفت شما در جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای تأثیر منفی بگذارد.

برخی از قوانین مهم تفویض اختیار که باید به خاطر بسپارید عبارتند از:

• شناسایی افراد مناسب برای انجام وظایف خاص. به عنوان مثال، اگر یک نفر در ایجاد و سازماندهی داده ها در اکسل استثنایی است، چنین وظایف مربوط به داده را به آن فرد محول کنید.
• در مورد انتظارات در مورد نحوه انجام کار به طور مؤثر مشخص و واضح باشید. با این حال، در برابر تمایل به مدیریت خرد مقاومت کنید زیرا این کار به عملکرد و بهره وری کارکنان شما آسیب می رساند.
• در صورت نیاز پشتیبانی ارائه دهید اطمینان حاصل کنید که کارمند شما تمام منابع و اطلاعات لازم برای تکمیل وظایف خود را دارد.

مقاله من «چگونه به طور مؤثر واگذاری وظایف را شروع کنیم (راهنمای گام به گام)» را بخوانید تا درباره نحوه واگذاری وظایف خود به روش صحیح بیشتر بدانید.

3. کارشناسان و مشاوران را بیاورید

برخی از کارها بهتر است به متخصصان واگذار شود. معرفی کارشناسان و مشاوران می‌تواند راهی عالی برای پر کردن دانش، مهارت‌ها و شکاف‌های تجربی در تیم فعلی‌تان باشد که ممکن است به توانایی کسب‌وکار شما برای انجام بهترین کار به بهترین نحو ممکن آسیب برساند.

کارشناسان نه تنها می توانند عملکرد کسب و کار شما را به حداکثر برسانند، بلکه ایده ها، دیدگاه ها و پیشینه های جدیدی را برای تعالی کسب و کار شما به ارمغان می آورند.

خط پایین

زمان محدود است؛ با این حال، اهرم زمان می تواند به طور قابل توجهی کیفیت نتایج شما را بهبود بخشد، به شما کمک می کند تا به طور موثرتر به اهداف خود دست یابید، بدون اینکه دائماً احساس خستگی و فرسودگی کنید.

یادگیری نحوه استفاده از زمان در استفاده از زمان خود و استفاده از زمان دیگران برای رسیدن به اهداف خود بسیار مهم است، بدون اینکه به سلامتی یا کیفیت کار خود آسیبی وارد شود.

اگر به دنبال راه هایی بوده اید که کسب و کار خود را به سطح بالاتری برسانید یا به سادگی به دنبال یافتن تعادل بیشتر در روز خود برای ایجاد زندگی حرفه ای و شخصی خود هستید، سعی کنید از زمان خود استفاده کنید.

با عمدی در نحوه استفاده از زمان خود و پیروی از روش های بالا برای استفاده از زمان خود، می توانید به طور مؤثرتری به اهداف خود برسید بدون اینکه احساس استرس، خستگی و فشار برای فدا کردن زمان با کیفیت با عزیزان خود در این فرآیند کنید.

اعتبار عکس ویژه: کن لارنس از طریق unsplash.com