چگونه با پوشیدن کلاه های متعدد در کسب و کار خود منظم بمانید

به عنوان یک صاحب کسب و کار، به احتمال زیاد مجبور خواهید بود وظایف مختلفی را به طور همزمان انجام دهید. ممکن است لازم باشد در انتهای مدیریت به امور رسیدگی کنید زیرا کارکنان شما به سادگی برای رسیدگی به آنها مجهز نیستند. همچنین ممکن است برای یافتن راه هایی برای ماندن در بودجه و ایفای نقش هایی که اهداف اساسی را برآورده می کنند، به چالش کشیده شوید.

ممکن است لازم باشد به یک تماس اضطراری پاسخ دهید یا به یک موضوع مالی فوری رسیدگی کنید. و مهمتر از آن، شما باید بر کار بخش های مختلف نظارت داشته باشید تا پیشرفت و رشد را پیگیری کنید و در عین حال مراقب حوادث ناگوار باشید.

بنابراین اگر صاحب کسب و کاری هستید که مجبور هستید چندین کلاه بپوشید، در اینجا چند توصیه برای سازماندهی و بهره وری وجود دارد.

چگونه از کلاه های متعدد استفاده می کنید؟

تریسی بروور در مقاله ای از فوربس در مورد استفاده از کلاه های متعدد در مورد نکاتی برای موفقیت در این نقش ها صحبت می کند. بیایید با تجزیه و تحلیل جنبه های چند بعدی ایفای نقش های متعدد به عنوان یک صاحب کسب و کار، از جمله مهارت ها، نکات و توصیه های احتیاطی، گامی به جلو برداریم.

از خودتان چند سوال انعکاسی بپرسید تا به شما کمک کند چیزهایی را در مورد خودتان درک کنید. پاسخ به این سوالات از طرف شما خواهد آمد و منجر به اکتشافات مهمی در مورد شغل شما خواهد شد. برخی از سوالات ممکن است ساده اما برای تمرین خودآگاهی ضروری باشند.

• آیا با انتخاب یا شرایط در چندین نقش کار می کنید؟
• از کدام نقش بیشتر لذت می برید؟
• آیا با توجه به نقاط قوت موجود شما بازی می کند یا هر روز چیز جدیدی در آن یاد می گیرید؟
• کدام نقش را خسته‌کننده‌ترین یا کم‌گیرترین نقش می‌دانید؟
• چرا برای آن داوطلب شدی؟
• اگر به علاقه شما نباشد، چه انگیزه ای شما را برای انجام آن ترغیب می کند؟
• آیا اینجا هستید زیرا با مدیریت چندین مسئولیت مشکل دارید؟
• آیا شروع به خستگی کرده اید؟
• یا این مدیریت بلایا است؟
• خط را کجا رسم کردی؟

Master of One در مقابل Master of None

“یک جک از همه معاملات، استاد هیچ کدام نیست، اما اغلب بهتر از استاد یک معامله است.”

آیا این اولین بار است که این نقل قول کامل را می شنوید؟ این است، برای بسیاری. اما صدها سال است که از آن استفاده می شود. رابرت گرین در کتابچه خود از آن استفاده کرد و حتی از ویلیام شکسپیر به عنوان “جک همه معاملات” یاد کرد.

در حالی که هیچ منبع مستقیمی برای اولین بار وجود ندارد که این عبارت سال ها پیش برای اشاره به “جک ها” یا افرادی که چیزهای مختلفی در زندگی می دانستند استفاده می شد. مانند «جوی متوسط» که امروز داریم، «جک» نیز ممکن است نام رایجی بوده باشد.

این منجر به این سوال می شود که چگونه این امر در زندگی روزمره ما، بیشتر در تجارت، تأثیر می گذارد؟ چندوظیفه ای سودمند است تا زمانی که بدانید در حال انجام چه کاری هستید. و این نیاز به مهارت زیادی دارد. از این رو، “جک” بودن.

1. مدیریت زمان

مهم ترین مهارتی که به عنوان یک حرفه ای با پوشیدن کلاه های متعدد باید تقویت کنید، مدیریت خوب زمان است. مواقعی وجود خواهد داشت که حتی فضای شخصی شما مورد تهاجم قرار می گیرد و تماس ها و جلسات غیرمنتظره ممکن است در آخر هفته اتفاق بیفتد.

اگر جلسات، رویدادها یا وظایف زیادی برای روز دارید، سعی کنید یک برنامه داشته باشید و زمان خود را برای هر نقش بر اساس میزان مشارکت تقسیم کنید. اگر مجبور هستید مرزهای مشخصی داشته باشید یا با توجه به موقعیت خود را تنظیم کنید.

هرچه بخواهید در این زمینه کار کنید، زمان یک جنبه ضروری برای صاحب کسب و کار خواهد بود. می‌توانید برنامه‌های مدیریت زمان زیادی را در اینترنت پیدا کنید تا در این فرآیند به شما کمک کنند.

2. قضاوت روشن

آیا این کار ارزش 30 دقیقه شما را ندارد؟ ولش کن یا شاید بعدا انجامش بدی شما باید در مورد آنچه که برای شما مهم است و چگونه وقت خود را سپری می کنید، قضاوت کنید، که فقط با یک حس خوب قضاوت می تواند اتفاق بیفتد.

درک شما همچنین در مورد تیمی که با آن کار می کنید، مشتریانی که با آنها ارتباط دارید و مجالسی که به آنها ملحق می شوید نیز صدق می کند. اگر ارزش وقت و انرژی شما را ندارد، بهتر است کار دیگری انجام دهید که سازنده است.

البته، کارهای دیگری نیز وجود دارد که می توانید انجام دهید تا این کارهای غیر ضروری همچنان قابل انجام باشند. یک راه عالی این است که فرد مناسبی را پیدا کنید که بتوانید این کار را به او محول کنید. این بدان معناست که به دنبال اعضای تیم سازنده و موثر در کسب و کار خود باشید.

3. چشم در برابر جزئیات

استفاده از کلاه های متعدد همچنین مستلزم داشتن چشم های انتقادی است. کارهایی که فهرست کارهایتان را بررسی می‌کنید، در صورت داشتن خطا یا خالی، می‌توانند دوباره به سراغتان بیایند.

اگر جزئیات گرا نباشید، وقت خود را با انجام مکرر کارها بدون پیشرفت تلف خواهید کرد. وقتی مشکلات یا مسائلی وجود دارد، قدم بعدی شما اغلب به دنبال راه حل است. اگرچه این روش خوبی برای انجام کارها است، اما ممکن است بهترین نباشد.

قبل از هر نتیجه گیری، ابتدا به دنبال جزئیات باشید. ممکن است یک علت زمینه ای وجود داشته باشد که نیاز به رفع داشته باشد. این جایی است که شما علت اصلی همه چیز را پیدا می کنید. به این ترتیب، حل مشکل فقط یک بار است و نه چسباندن هر بار که پیش آمد.

4. رهبری

اگر نقش‌های شما مستلزم کار با یک تیم است، پس برای مقابله با چالش‌های هماهنگی با دیگران به مهارت‌های رهبری نیاز دارید. مردم با هم فرق دارند و همه ما نظرات خود را داریم.

به عنوان یک رهبر، باید نقاط قوت تیم خود را برای افزایش بهره وری ارزیابی، برقراری ارتباط، تفویض اختیار، ایجاد انگیزه و مهار کنید. تشویق مردم به انجام کارها یک چیز است و انگیزه دادن به مردم برای حرکت.

یافتن تعادل مناسب کلید رهبری خوب بودن است.

5. سازماندهی کارآمد فضای کاری

استفاده از کلاه های زیاد همچنین به این معنی است که شما به فضای بزرگی برای نگهداری همه آنها نیاز دارید. بنابراین فضای کاری شما گنجه ای است که در آن همه فایل ها، اسناد، یادداشت ها، ابزارها و سایر موارد ضروری مرتبط با کار خود را در آن قرار می دهید.

سازماندهی فیزیکی یا دیجیتالی فضای کاری شما، فضا و ذهن شما را شلوغ می کند و شما را کارآمد و روشن می کند. کمدهای بایگانی مجزا در دفتر خود داشته باشید یا فایل های جداگانه در رایانه خود داشته باشید.

تعیین و دستیابی به اهداف

اگر مهارت‌های مدیریتی یا استراتژیک ندارید، انجام چندین نقش می‌تواند مشکل ساز باشد. با این حال، تمرین، صبر و ثبات می تواند به شما در کسب این مهارت ها کمک کند. در اینجا چند کار وجود دارد که می توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که در مسیر درستی در پوشیدن چند کلاه هستید.

1. تجزیه و تحلیل – اول از همه، شما باید الزامات نقش های خود را درک کنید و بر اساس آن یک دستور کار ایجاد کنید. این برنامه باید کامل، دقیق و آسان باشد.
2. اهداف قابل اندازه گیری تعیین کنید – کل فرآیند خود را کمی کنید و آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید. استراتژی های خود را در مقابل تیم قرار دهید و آنها را با درصد و کمیت اندازه گیری کنید تا پیشرفت دقیق خود را پیگیری کنید. برای هر نقشی که اشغال می‌کنید، برگه‌های آهنگ جداگانه‌ای داشته باشید و هر روز دوباره از آن‌ها بازدید کنید تا گیج نشوید.
3. با مسئولیت پذیری زندگی کنید – یک ساختار پاسخگویی در تیم های خود ایجاد کنید تا هر یک از اعضا اطمینان حاصل کند که دیگری به طور فعال برای رسیدن به هدف کار می کند. اگر تمایل دارید به سرعت هدف را از دست بدهید، از کسی بخواهید که با شما پاسخگو باشد.
4. آرزوهای خود را به اشتراک بگذارید – اگر به تنهایی در حال مبارزه با چندین نبرد هستید، تیم شما نمی تواند به شما کمک کند. بنابراین اهداف و آرزوهای خود را با تیم خود به اشتراک بگذارید و راه هایی برای ایجاد انگیزه در آنها بیابید تا به شما کمک کنند سریعتر به مقصد برسید. فقط هدف گذاری نکنید، بلکه انتظارات را نیز تعیین کنید.
5. به فرآیند و تیم خود اعتماد کنید – اگر در یک موقعیت رهبری هستید، به راحتی می توانید با اهداف متعددی که در یک چارچوب زمانی محدود تعیین شده اند، منحرف شوید. اغلب، اگر بین سرعت شما و تیمتان ناهماهنگی وجود داشته باشد، کار با دیگران می تواند چالش برانگیز باشد. با این حال، پشتکار و اعتماد دو عنصر نادیده گرفته شده در هدف گذاری موفق هستند، پس حتماً به آن فشار بیاورید!

حواست رو جمع کن

توانایی پوشیدن کلاه های متعدد نقشی سرگرم کننده و رضایت بخش است. این شما را بخشی از اکثر چیزهای یک تجارت می کند و همچنین به شما اجازه می دهد چیزهایی را ببینید که دیگران نمی بینند. اما، چیزهایی وجود دارد که باید مراقب آنها باشید. در اینجا کاری است که هنگام استفاده از کلاه های متعدد نباید انجام دهید.

1. انتظار نداشته باشید همه چیز را بدانید

بیایید با آن روبرو شویم، از نظر انسانی امکان دانستن همه چیز وجود ندارد. شما یک کامپیوتر نیستید، پس چرا مثل یک کامپیوتر رفتار کنید؟ بی خبر بودن برای بهترین ما و اغلب در بدترین زمان اتفاق می افتد.

اگر نتوانستید راه حلی برای مشکلی بیابید یا اگر همکارتان به طور ناگهانی سؤالی بی پاسخ پرسید، وحشت نکنید. اگر برای حل آن وقت بگذارید به زودی راه حلی پیدا خواهید کرد.

2. مسئول همه چیز نباشید

حالا، یک کنترل کننده نباش. ممکن است وسوسه شوید که دست خود را در همه شیشه ها فرو کنید تا دما را بررسی کنید، فقط زیاده روی نکنید. داشتن توانایی استفاده از چندین کلاه به این معنی نیست که شما باید همه کارها را انجام دهید. دلیلی وجود دارد که شما مدیران و رتبه و پرونده ها را در تیم خود دارید.

تیم شما به یک رهبر نیاز دارد نه یک دروازه بان. اجازه دهید تیم شما با راهنمایی شما رشد کند و اجازه دهید در مورد چیزهایی که می توانند تصمیم بگیرند تصمیم بگیرند. به زودی، شما حتی نیازی به بررسی آنچنان نخواهید داشت زیرا آنها از قبل برای این کار آمادگی بیشتری دارند.

3. به دنبال کمال نباشید

هیچ چیز کاملاً کامل نیست زیرا شکاف ها جایی هستند که گل ها شکوفا می شوند. بنابراین اجازه ندهید که تجربه شما به معیار نهایی کمال تبدیل شود و به اعضایتان اجازه دهید به خودی خود بیفتند، بلند شوند و رشد کنند.

همانطور که شما یاد می گیرید که چگونه در داخل کسب و کارتان مدیریت کنید، مردانتان نیز همین کار را می کنند. کیفیت یکی از مهمترین چیزها در یک تجارت است، اما لازم نیست که کامل باشد. مگر اینکه رشدی وجود نداشته باشد، آن زمان است که باید به دنبال راه حل های دیگر باشید.

4. بازخورد را رد نکنید

اگر نقش های متعددی را بر عهده می گیرید، با چندین نفر در ظرفیت های مختلف تعامل دارید. بنابراین مطمئن شوید که از هر یک از اعضا بازخورد می گیرید تا بدانید در هر جبهه چقدر خوب عمل می کنید.

یکی از چیزهایی که رهبران اغلب از آن غفلت می کنند، شنیدن انتقادات، حتی انتقادهای سازنده است. شما حرفه ای نیستید. شما همیشه ممکن است اشتباه کنید زیرا فقط یک انسان هستید.

رشد با یادگیری از اشتباهات حاصل می شود، چه از تجربیات دیگران و چه از اشتباهات خودتان. تا جایی که می توانید بازخورد بگیرید.

5. به همه چیز بله نگویید

اگر هوس کردید برای همه چیز داوطلب شوید، فقط به بیرون بدوید و زمانی که خسته شدید برگردید زیرا اگر به گفتن بله ادامه دهید این احساس را خواهید داشت.

به ساختن یک تیم با عملکرد بالا زمان و توجه مساوی بدهید تا بتواند نقش های شما را با زمان اشغال کند. افراد خود را توانمند کنید تا بتوانند جایگزین شما در کارهایی شوند که نیازی به مشارکت اجرایی ندارند.

سپس، می توانید از زمان ذخیره شده برای انجام کاری سازنده تر استفاده کنید.

6. همزمان کلاه نپوشید

شما نمی توانید به طور همزمان فردی خلاق و مالی باشید زیرا هر شغلی نیازها و سطوح عملکرد منحصر به فرد خود را دارد. فرض اینکه چند نقش به طور همزمان ذهن شما را به هم می ریزد، قضاوت شما را سردرگم می کند و بهره وری شما را به پایین ترین حد می رساند.

7. زندگی خود را به خطر نیندازید

پوشیدن کلاه های زیاد زمان بر است، و لحظاتی فرا می رسد که باید بین آن تماس کاری و بیرون رفتن برای شام با خانواده یکی را انتخاب کنید.

آنچه شما را بیشتر خوشحال می کند را انتخاب کنید، زیرا همیشه می توانید پول از دست رفته را به دست آورید. اما شما نمی توانید زمان از دست رفته را بازیابی کنید.

8. سلامتی خود را به خطر نیندازید

انجام هر کاری که دوست دارید وسوسه انگیز است، اما به یاد داشته باشید که عالی ترین رضایت از تعادل و بهزیستی است که در یک بدن سالم و ذهن آرام تجربه می شود. اگر از چند کلاه استفاده می کنید، در فواصل زمانی معینی برای تجدید قوا مرخصی بگیرید.

اگر زمانی زیاد شد، در برداشتن چند کلاه تردید نکنید. شما تنها زمانی می توانید بهترین کار را انجام دهید که در بهترین حالت خود باشید!

نتیجه

پوشیدن چند کلاه به معنای مشارکت بیشتر و زمان بیشتری برای درک کسب و کار شماست. شما بیشتر از کسب و کار آگاه هستید و حل مسائل در داخل یا خارج آسان تر می شود.

شما مانند یک ساعت ساز، کنترل کامل بر چرخ دنده های ساعت خود دارید. برای مردم راحت تر می شود که به شما مراجعه کنند و خواهند آمد. اما باید بدانید که اگر این کار را بررسی نکنید، جنبه‌های منفی نیز دارد. به عنوان یک صاحب کسب و کار، برچسب شما یک مدیر اجرایی، مدیر و کارمند است. دانستن تعادل مناسب بین کلاه های مختلف می تواند به شما در کاهش این خطرات کمک کند.

اگر انتخاب کرده اید که نقش های مختلفی را در شرکت رهبری کنید، امیدوارم این راهنما بتواند به شما کمک کند تا مسئولیت های خود را رعایت کنید.

اعتبار عکس ویژه: بانک های خاک رس از طریق unsplash.com