7 تکنیک دسته بندی وظایف برای افزایش بهره وری شما

بسیاری از افراد وسواس زیادی به انجام چند کار دارند. غیرعادی نیست که مردم را ببینیم که از تلفن هوشمند خود به لپ تاپ خود به iPad خود می پردازند و به تلفن هوشمند خود باز می گردند و معتقدند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می دهند. اما انجام چند کار یک افسانه است. به جای چندوظیفه ای، کاری که مردم انجام می دهند صرفاً پریدن بین کارها و از بین بردن بهره وری آنها است.

برای توقف چندوظیفه ای و شروع به انجام کارها، باید تکنیک های دسته بندی وظایف را یاد بگیرید.

بچینگ چیست؟

دسته بندی اصطلاحی است که برای رایانه ها استفاده می شود. کامپیوترهای اولیه تنها قادر به اجرای یک کار در یک زمان بودند. پیشرفت در فناوری به این معنی است که رایانه‌ها می‌توانند چندین کار را که در زمان‌هایی برنامه‌ریزی شده‌اند، اجرا کنند که منطقی‌تر باشد.

بچینگ یک رویکرد بسیار واقع بینانه برای افزایش بهره وری است. با گروه بندی کارهای مشابهی که به منابع مشابه نیاز دارند، تمرکز را به حداکثر می رساند و حواس پرتی را کاهش می دهد.

قبل از اینکه شروع به دسته بندی وظایف خود کنید…

طرف دیگر همه چیزهای باورنکردنی که فناوری در چند دهه گذشته به ما داده است، تعداد زیادی چیز است که می تواند ما را از دستیابی به وظایف و اهدافمان منحرف کند. به طور متوسط ​​هر هشت دقیقه یک وقفه داریم. حالت بی‌صدا را در تلفن خود خاموش کنید و به زودی با صدای بوق و سوت غرق خواهید شد. و اگر اعلان‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی در رسانه‌های اجتماعی شما را دریافت نکردند، شرکت‌کنندگان این کار را خواهند کرد.

فقط به این فکر کنید که چند بار شنیده اید “آیا پنج دقیقه فرصت دارید؟” یا “آیا می توانم در مورد چیزی از شما کمک بگیرم؟” اکثر مردم قصد ندارند حرف شما را قطع کنند، اما به ناچار این اتفاق می افتد. به هر حال، آخرین باری که متوجه شدید که در دفتر هیچ کاری انجام نمی دهید، چه زمانی بود؟

همیشه چیزی در بشقاب ما هست که به توجه ما نیاز دارد. بسیاری از مردم از وقفه ها استقبال می کنند زیرا این توهم به آنها می دهد که بازدهی بیشتری دارند.

به هر حال، هیچچیز نمیتواند از حقیقت فراتر باشد. طبق یک مطالعه،

“به طور متوسط ​​23 دقیقه و 15 ثانیه طول می کشد تا به کار برگردید.”

این یک قاتل بهره وری واقعی است. در عوض، کاری که مردم باید انجام دهند این است تمرکز روی یک کار و انجام آن

برای اطمینان از اینکه می‌توانیم از تکنیک‌های بچینگ بهره کامل ببریم، ابتدا باید عوامل حواس‌پرتی خود را محدود کنیم:

• حالت هواپیما را روشن کنید – حالت هواپیما اعلان های مزاحم را در تلفن ها و برنامه های ما برای کاربران رایانه قطع می کند. آنها دسترسی به وب سایت ها را برای مدت معینی مسدود می کنند.
• از تقویم استفاده می کند – اگر مراقب نباشید فضاهای باز به زودی پر می شود، بنابراین بسیار مهم است که برای تمرکز بر کارهایی که باید به آنها برسید، زمان خود را با خود رزرو کنید. برای جلوگیری از وقفه، چند شکاف زمانی را کنار بگذارید، و آماده تکان خواهید بود.

در اینجا راه های بیشتری برای کمک به خلاص شدن از شر حواس پرتی و حفظ تمرکز وجود دارد.

اکنون که زمانی را برای تمرکز بر کارهایی که باید انجام دهیم اختصاص داده ایم، بیایید نگاهی به تکنیک های مختلف بچینگ که می توانید استفاده کنید بیاندازیم.

7 تکنیک دسته بندی وظایف

وقتی نوبت به دسته‌بندی می‌شود، فقط یک رویکرد وجود ندارد که بتوانید انتخاب کنید:

1. تکنیک پومودورو

بسیاری از مردم تکنیک پومودورو را جام مقدس کار دسته جمعی می دانند. این فرآیند در دهه 80 توسط فرانچسکو سیریلو توسعه داده شد و فرآیندی است که در آن افراد زمان خود را به قطعات کوتاه 25 دقیقه ای در طول روز با وقفه های دوره ای تقسیم می کنند.

هر بلوک 25 دقیقه ای “پومودورو” نامیده می شود. این افزایش‌های کوتاه تمرکز از خستگی ذهنی جلوگیری می‌کند و به افراد اجازه می‌دهد تا وظایف را سریع‌تر انجام دهند.

پس از هر پومودورو، یک استراحت کوتاه پنج دقیقه ای برای شادابی بدن و چشمان خود داشته باشید. پس از چهار پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.

2. تکنیک زمان جریان

تکنیک Flowtime که تقریباً به اندازه تکنیک پومودورو شناخته شده نیست، زاییده فکر زوئی رید-بیونز است که آن را مطرح کرد زیرا متوجه شد که پومودوروها اغلب جریان او را قطع می کنند.

کلید استفاده از تکنیک Flowtime ایجاد یک جدول زمانی است که به شما امکان می دهد فعالیت های روزانه خود را مدیریت کنید. این را می توان بر روی iPad خود یا با دست انجام داد، هر کدام مزایای خود را دارند.

انجام آن به صورت دیجیتالی به شما این امکان را می دهد که به راحتی وسایل را جابجا کنید و اضافه کاری را پیگیری کنید. با این حال، ترجیح می دهم به مدرسه قدیمی بروم و چیزهایی را بنویسم. به گفته دکتر گیل متیوز، استاد روانشناسی در دانشگاه دومینیکن کالیفرنیا، عمل ساده نوشتن چیزها شانس شما را برای انجام آنها تا 42 درصد افزایش می دهد.

در جدول زمانی خود، می‌خواهید عناوین ستون‌های زیر را درج کنید:

• نام وظیفه
• زمان شروع
• زمان پایان
• وقفه ها
• زمان کاری
• زنگ تفریح

با گذشت زمان، این به شما امکان می دهد جریانی را ایجاد کنید که بهترین کار را برای شما دارد.

هنگام انتخاب یک کار، آن را یک بیانیه خیلی گسترده نکنید. در عوض، روی یک کار خاص تمرکز کنید که انجام آن آسان است. از بسیاری جهات، شما وظایف خود را به قطعات قابل کنترل تری تقسیم می کنید.

تنها یک قانون وجود دارد که باید هنگام کار بر روی کار خود به آن پایبند باشید: مطلقاً انجام چند کار انجام نمی شود.

روی کارهای انتخابی خود کار کنید تا زمانی که نیاز به استراحت داشته باشید. اجازه ندهید ساعت شما تعیین کند که چقدر زمان می خواهید به یک کار اختصاص دهید.

در عوض، تا زمانی کار کنید که احساس خستگی کنید یا آب های خلاقانه جاری نشود. نکته کلیدی این است که اگر در یک شیار شدید به کار خود ادامه دهید.

طولانی ترین مدت زمانی که باید روی یک کار واحد کار کنید، تقریباً 90 دقیقه است. پس از این مدت زمان، بازدهی کاهشی دریافت خواهید کرد.

خیلی بهتر است که در آن زمان یک استراحت خوب به دست آورید. بدن و ذهن شما از شما تشکر خواهند کرد.

مطمئن شوید که زمانی را که برای کار خود صرف کرده اید و مدت زمان استراحت خود را ثبت کنید.

همچنین، حواس‌پرتی‌ها را به‌موقع ثبت کنید. این یک تمرین نسبتاً چشم باز است.

بیشتر مردم نمی دانند چه کسی یا چه چیزی وقتشان را می گذراند. «نمی‌دانم زمان کجا رفت» یک چیز رایجی است که می‌شنوید مردم می‌گویند. این به شما نشان می‌دهد که شکاف‌های شما کجا هستند و به شما امکان می‌دهد استراتژی‌ها یا راه‌حل‌هایی برای جلوگیری از تأثیر منظم آنها بر شما ایجاد کنید.

3. ماتریس آیزنهاور

این سیستم عملی در استیون کاوی معروف شد هفت عادت افراد بسیار موثر، اگرچه او به آن اشاره نکرده است.

هدف ایجاد یک شبکه دو به دو است که به چهار ربع تقسیم می شود: فوری، نه فوری، مهم و نه مهم، همانطور که در تصویر زیر می بینید که توسط ToDoist نشان داده شده است:

نکته کلیدی این است که این شبکه را در پایان هر روز دوباره انجام دهید و موارد خاصی به دلیل فعالیت های روز از یک بخش به بخش دیگر منتقل می شوند. همانطور که از نمودار می بینید، هر کادر یک عمل به آن اختصاص داده شده است.

• فوری و مهم: این کار را انجام دهید
• مهم و نه فوری: آن را برنامه ریزی کنید
• فوری و غیر مهم: آن را تفویض کنید
• فوری و مهم نیست: آن را حذف کنید

بسیاری از آن برای برنامه ریزی طولانی مدت در ترکیب با پومودورو برای کارهای روزانه استفاده می کنند.

4. GTD

Getting Things Done (که با نام GTD شناخته می شود) توسط کارشناس مدیریت زمان دیوید آلن توسعه داده شد. در مقایسه با سایر کارهای دسته ای، به جای عمل، بر برنامه ریزی تمرکز دارد.

برای صرفه جویی در وقت، من شما را تشویق می کنم که این ویدیو را در روش GTD تماشا کنید، زیرا خلاصه کردن آن عالی است.

5. گیمیفیکیشن

کار برای بسیاری می تواند خسته کننده باشد. کار روزانه تاثیر خود را می گذارد، به همین دلیل است که گیمیفی کردن وظایف موجود می تواند راهی موثر برای کاهش یکنواختی کارهای تکراری باشد.

برنامه Forest یک برنامه بهره وری مبتنی بر بصری است که رشد درخت دیجیتال را نشان می دهد. ساده است – وقتی درختی را کاشتید، تایمر شروع می شود (و می توان آن را برای هر جایی بین ده دقیقه تا دو ساعت تنظیم کرد).

تا زمانی که از صفحه نمایش خود دور بمانید، چه تلفن هوشمند یا لپ تاپ، درخت رشد خود را به پایان می رساند و برای امروز به صفحه نمایش شما اضافه می شود. اگر نه، درخت پژمرده می شود و می میرد.

ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما به طور شگفت‌انگیزی در جلب تمرکز افراد موثر است زیرا دیدن رشد درختان شما هر روز یک نمایش بصری از پیشرفت شما به شما می‌دهد.

چه کسی می گوید که شما نمی توانید در محل کار خوش بگذرانید؟

6. 52/17

مفهوم 52/17 که توسط جولیا گیفورد، علاقه‌مند به فناوری متولد کانادا ایجاد شده است، به معنای تقسیم هر ساعت از روز کاری به 52 دقیقه کار متمرکز و 17 دقیقه زمان استراحت است.

می توانید از این تایمر برای کمک به شما استفاده کنید:

7. روزهای موضوعی

یکی دیگر از راه‌های نزدیک شدن به کار دسته‌ای این است که به سادگی روزهای خود را موضوع‌بندی کنید. جوئل اوستین، مبشر مسیحی، هر روز را برای کار متفاوتی کنار می‌گذارد.

او روز چهارشنبه فکر می کند، می خواند و به برنامه های صوتی گوش می دهد تا برای خطبه یکشنبه خود آماده شود. پنج شنبه خطبه خود را کلمه به کلمه می نویسد. جمعه به حفظ اختصاص دارد و شنبه روز اجرای لباس اوست.

با این حال، اکثر مردم نمی توانند از این رویکرد استفاده کنند زیرا آنها کارمند هستند. اما برای اینفلوئنسرها یا مدیران عامل، می تواند نحوه کار شما را متحول کند.

افکار نهایی

تلاشی بی پایان برای مدیران عامل، مدیران، کارآفرینان و دانش آموزان وجود دارد که چگونه بهره وری را افزایش دهند. تکنیک‌های دسته‌بندی وظایف دقیقاً این کار را انجام می‌دهند. تنها سوال این است که کدام تکنیک برای شما بهتر جواب می دهد.

اعتبار عکس ویژه: جاناتان فرانسیسکا از طریق unsplash.com